8.7.2011

Palkkahallinnon "sähköistäminen" on kansalaisvelvollisuus

Sähköinen taloushallinto ja eLasku on nyt jokaisen alaa seuraavan huulilla, joko negatiivisena tai positiivisena asiana siitä riippuen miltä näkökulmalta sitä kyseinen henkilö miettii. Itse koen erittäin positiviisena sen yleistymisen, Suomi saa sitä kautta sen kustannushyödyn mitä pitääkin.

Taloushallinnon yksi osa, palkkahallinto tai laajemmin sanottuna henkilöstöhallinto, on jäänyt ehkä hieman unholaan. Koska niin moni on kiinnostunut ns. kirjanpitopuolen ja laskutuksen digitalisoinnista, jätän sen itse hetkeksi sivummalle ja keskityn sen tosiasian korostamiseen ja tunnetuksi tekemiseen että palkkahallinnon puolella saamme helposti kertymään tuntuvia säästöjä ja samalla teemme yhden pienen osamme hiilijalanjäljen pienentämiseksi.

Ensimmäinen askel kustannusten säästämiseen ja tietoturvan parantamiseen on palkkaerittelyjen (tilinauhojen) sähköistäminen. Se ei vaadi isoja ponnisteluja ja on helposti monistettavissa tilitoimistoympäristössä. Kun sen vaiva mitä asian suhteen on valmisteluissa nähtävä, on kerran hoidettu kuntoon, saman järjestelyn siirtäminen seuraavalle asiakkaalle on helppoa. Asiakkaalle menettelystä ei koidu lisäkustanuksia, joten suostumus on helppoa saada. Tilitoimisto säästää kustannuksia, sekä suoraa rahaa että työtä - joka sekin on rahaa. Rahaa, jonka se voi kompensoida vaikkapa ammattitaitoisen henkilöstön työviihtyvyyteen. Sen lisäksi ns. verkkopalkkalaskelma on ekologinen vaihtoehto. Miten paljon turhaa energiaa kuluukaan palkkalaskelman tulostukseen, kirjekuoreen ja kuorittamiseen, siihen kun posti kuljettaa ko. kirjekuoren perille jne. Kaiken tämän voisi hoitaa lähettämällä yhden tiedoston lähes "nappia painamalla" ja palkkaerittely olisi käytännössä samalla hetkellä palkansaajan nettipankissa. Ja se on siellä arkistossa usean vuoden ja halutessaan pidemmän säilytysajan, jokainen voi sen itse tallentaa omalle koneelleen. Näin laskelmaa ei enää syö kotieläimet, ei tuhoa lapset eivätkä ne muutossa katoa.

Miksi tilitoimistot eivät markkinoi tätä vaihtoehtoa asiakkailleen? Onko niin etteivät hekään vielä ihan tiedä asiasta? Pankit markkinoivat palvelua huonosti, vähän tai ei ollenkaan. Ohjelmistotalot mainitsevat sen yhtenä osana ohjelmiston toimintaa. Kilpaileva järjestelmä on NetPost, jossa Itella toivoo palkkaerittelyjen tupsahtavan jokaisen NetPost -laatikkoon. Ongelma vaan on se ettei kaikilla ole sellaista laatikkoa, nettipankki on lähes jokaisella. Paitsi jos pankkitili on yhteinen, voi olla että nettipankkikin on vain toisen puolison nimissä. Silloin toisen palkkalaskelmat eivät löydä tietään sinne. Ehkä pankit voisivat tehdä asialle jotain, ehkä ei, pankkisalaisuus on Suomessa tiukka. Ja hyvä niin. Keinoja sähköiseen palkkaerittelyyn löytyy kuitenkin jokaiselle.

Henkilöstöhallinnon tietojen salassapitoa koskee oma lakinsa, henkilötietolaki. Se on tiukka laki ja se sanelee osaltaan varmasti pankin toimia tässä asiassa. Sähköinen palkkalaskelma on kuitenkin asia joka nimenomaan lisää tilitoimiston kykyä huolehtia henkilötietojen suojasta. Jos asiaan perhetyy huomaa pian sen miten järkevää on siirtyä sähköiseen palkkalaskelmien välitykseen. Jos jollakin työntekijällä ei ole mahdollisuutta ottaa laskelmaa vastaa nettipankkiinsa, hän voi avata itselleen NetPost -"laatikon" . Kun järjestelmä havaitsee ettei nettipankkia ole, se ohjaa laskelma Itellan palveluun. Asia on helppo järjestää niin, siihen tarvitaan vain sopimus ohjelmistotoimittajan ja Itellan kanssa asiasta.

Mitä yhteiskunta voisi tehdä asian edistämiseksi? Yleinen mielipide siitä miten järjestelmien tulisi toimia yhtenevästi menetelmien helpottamiseksi entisestään, auttaisi varmasti. Samoin se että ne joita asia koskee painottaisivat ohjelmistotaloille että tämä ominaisuus on palkkahallinnon ohjelmistoista löydyttävä (joistakin se vielä valitettavasti puuttuu) Mutta kaikken tärkein on uuden eduskunnan käsissä. Asian luulisi kiinnostavan jokaista puoluetta, koska tässä voittajia ovat kaikki: työnantaja, työntekijä, yhteiskunta ja luonto. Ei liene yhtään puoluetta jota ainakin joku näistä asioista puhuttelisi. Uusi eduskunta korostaa luontoa ja uusiutuvien energiamuotojen tärkeyttä ja haluaa tukea luontoa, samalla yhteiskunnan kustannuksissa säästäen. Verkkopalkkalaskelma vastaa noihin kaikkiin tekijöihin malta osaltaan positiivisesti.

Hallituksen ja eduskunnan vastuu on ottaa kantaa siihen että jokaisen kansalaisen moraalinen ja yhteiskunnallinen velvollisuus on ottaa vastaan sähköinen palkkaerittely. Jos moraalinen velvoite ei ole riittävä, olisi lailla taattava ettei sähköisen palkkaerittelyn vastaanottamisesta voi kieltäytyä. Tämä on pieni asia jolla on iso merkitys, Suomella ei ole varaa jättää tätä mahdollisuutta käyttämättä.

2 kommenttia:

  1. Ohjelmistojen tekijä19.9.2011 klo 11.31

    Sähköinen palkkalaskelma on tavoiteltavaa, työn tehokkuuden ja ympäristön vuoksi. Käytännössä en kuitenkaan liputtaisi nettipankkien puolesta, en ennenkuin pankit standardoivat toimintansa tältä osin.

    Käytännössä joka pankilla on omanlaisensa tapa vastaanottaa sähköistä palkkalaskelmaa. Ohjelmistotalolle pankkien erilaiset tavat tarkoittavat kohtuutonta työmäärää, kun joka pankkiryhmää varten pitäisi olla erilainen toiminnallisuus.

    Sama "räätälöintipakko" koskee myös SEPA-maksuja, kun jokainen pankkiryhmä vastaanottaa maksut oman käytäntönsä mukaan.

    Taloushallinnon sähköistämisen edistämiseksi olisi korkea aika sille, että pankkiryhmät standardoivat tietoliikenteensä!

    VastaaPoista
  2. Riikka Lehtinen20.9.2011 klo 14.03

    Olet aivan oikeassa siinä että joka pankille räätälöidään Suomessa omat ykistyiskohtansa, niin Verkkopalkassa, SEPA -maksuissa kuin muutamassa muussakin asiassa. Pankit ovat saaneet omilla säännöksillään ja innokkuudellaan verkkolaskupaletinkin sekaisin vaikka tarkoitus varmasti oli hyvä.

    Mutta jos ja kun käytössä jo on järjestelmiä joilla on mahdollista lähettää Verkkopalkkalaskelmia, mielestäni kannattaa nyt innostaa näiden ohjelmien käyttäjiä siirtymään Verkkopalkkalaskelmaan joka lähetetään nettipankkiin. Kun järjestelmä jo on luotu ja se on jo käytössä ei ole mitään syytä tulostaa palkkaerittelyjä postissa.

    Eli kun esimerkiksi tilitoimisto jo käyttää Verkkopalkan nettipankkiin mahdollistavaa järjestelmää, ei sitä saa jättää käyttämättä. Näin myös ohjelmistotalo saa vähän ns. ekonomista palautetta eri pankkien vaatimukset täyttääkseen tekemälleen ohjelmistotyölle.

    VastaaPoista